Главная - Банкротство - Как заполнять авансовый отчет по командировке

Как заполнять авансовый отчет по командировке


как заполнять авансовый отчет по командировке

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

  • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
  • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
  • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а).

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

  • как исчисляется срок командировки;
  • как подтверждается фактический срок командировки;
  • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
  • выдача аванса для оплаты командировки;
  • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.
Содержание:

Как оформить авансовый отчёт по командировке?

Нужно показать, куда израсходованы денежные средства, полученные для служебной поездки? На это отводится три дня после возвращения. Потребуется заполнить бланк специального образца и приложить документы, подтверждающие затраты.

Бумагу можно составить вручную или с помощью компьютера. В коммерческих структурах инструкции разрабатываются руководством, а бюджетники следуют Методическим рекомендациям, установленным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52Н.

Основные моменты

Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.

Основанием для выдачи являются следующие документы:

  • приказ директора;
  • письменное обращение работника.

Для получения средств, в бухгалтерию представляется заявление с визой руководителя. Деньги под отчёт передаются на весь период служебной поездки, по окончании которой необходимо составить доклад о понесённых расходах либо вернуть полученную сумму.

Что это такое?

Авансовый отчет по командировке – докладная записка, в которой указываются данные, перечисленные ниже:

  • название организации;
  • номер документа и дата его составления;
  • ФИО и табельный идентификатор подотчётного лица;
  • назначение аванса;
  • суммы, полученные сотрудником;
  • осуществлённые затраты;
  • размер остатка или перерасхода;
  • реестр подтверждающих бумаг.

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, подотчётным лицом может быть:

  • любой сотрудник организации, в том числе, руководитель, иностранец, не являющийся валютным резидентом РФ, лицо, имеющее непогашенную задолженность по ранее полученным суммам;
  • субъект, исполняющий обязанности по гражданско-правовому договору.

Законодательством не предусмотрена передача наличности другому работнику. В случае такой необходимости, придётся вернуть средства в кассу и осуществить процедуру заново.

Если принято решение об ограничении списка подчинённых, которые праве получать подотчётные суммы, потребуется распоряжение, составленное в произвольной форме.

Указанием Банка России под отчёт разрешается выдавать финансовые средства в любом объёме. При этом работнику следует разъяснить, что, осуществляя наличные операции от лица компании, он должен соблюдать ограничение, установленное нормативным актом, – 100 тысяч рублей.

Нарушение карается административными санкциями:

ЛицоСумма взыскания (тыс. руб.)Должностное4–5Юридическое40–50

В отношении физлиц без статуса ИП, работающих по гражданско-правовому договору, лимит наличных расчетов не применяется.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/komandirovki/avansovyj-otchet/

Авансовый отчёт при командировки

Вернуться назад на Командировочные расходы

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом. Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу. В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер. В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы). Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером. Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы.

В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

  • Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
  • Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
  • Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
  • Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
  • Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

buh-spravka.ru

Бланк и образец заполнения в 2020 году

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер. По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Обязательной формы нет. Авансовым отчетом в 2020 году может быть:

  • унифицированная форма № АО-1;
  • самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На лицевой стороне авансового отчета образца 2020 года укажите:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Вы можете скачать бланк авансового отчета по командировке в 2020 году по ссылке.

Также предлагаем для ознакомления возможный образец заполнения авансового отчета по командировке в 2020 году:

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ: БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ, ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ

Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д.

Пример заполнения авансового отчета 2020

В строке “Назначение аванса” напишите “Командировочные расходы”.

На обороте указывают суточные за все дни командировки и перечисляют все расходы, оплаченные командированным работником, а также дату, номер и наименование подтверждающих документов. Эти документы надо приложить к отчету.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как корректно оформить командировку сотруднику в 2019 году — Evle

Командировки сотрудников – это обычная процедура для многих организаций, которая доступна вне зависимости от их вида деятельности, размера и других параметров.

В 2018 году порядок оформления командировки работникам стал проще, потому многим руководителям компаний, и их бухгалтерам, теперь нужно ознакомиться с новыми правилами. Ведь ошибки в оформлении документов для служебных поездок могут быть чреваты финансовыми потерями в виде штрафов.

Чтобы этого не случилось и исключить все вопросы, стоит подробнее узнать, как оформить командировку сотруднику в 2019 году.

В 2019 году командировками считаются:

  • Отправки сотрудников из головного офиса в филиалы компании или отдельные подразделения.
  • Командирование работников, наоборот, из филиалов и подразделений в головной офис.
  • Поездки в головной офис тех работников, которые работают дистанционно.
  • Поездки лиц, отправляющихся в другую компанию с рабочим визитом, в том числе и за границу.

Первое изменение в правилах, произошедшее в 2018 году, можно заметить уже здесь. Теперь для отправления в командировку необязательно физически находиться на производстве или в офисе организации, можно работать и дистанционно, не ведя учёт рабочего времени.

Если сотрудник работает вахтовым методом или его работа связана с постоянными разъездами, это другая статья бюджета компании, поэтому её нельзя оформить в документах как командировку.

Ошибки и неточности могут вызвать проблемы с ФНС как у владельца организации, так и у бухгалтера.

Как было сказано ранее, в 2018 году правила были упрощены, в основном по части обязательных для оформления командировочных документов. Так, согласно последним поправкам в закон, теперь необязательно составлять:

  • Командировочное удостоверение – раньше этот документ был одним из основных, но сейчас достаточно предоставить билеты с датами прибытия и отбытия, или же путёвые листы. Это и будет подтверждением срока командировки. Получать отметки от принимающей стороны в это удостоверение тоже не требуется. Удостоверение, служебное задание и авансовый отчёт можно оформить в один документ.
  • Служебные задания – эти документы для командировки в 2019 году ранее были обязательны только в особых случаях. Теперь же их составляют только для того, чтобы обосновать расходы, на которые потом будет уменьшена налоговая база при расчёте налога на прибыль. Для служебного задания в 2019 году обычно используется форма Т-10а.
  • Отчёты о выполнении служебных заданий — обычно они составлялись только при наличии служебного задания и на одном и том же бланке. Сейчас можно не только не оформлять этот документ, но и использовать его любые удобные альтернативные версии.
  • Журнал регистрации командировок, в котором отмечаются работники, отправляющиеся в поездки, куда, насколько, точные даты отбытия и прибытия, а также отметка о получении бухгалтером отчёта.
  • Служебные записки — пригодится для оплаты командировочных расходов, если сотрудник использовал личный транспорт в служебных целях.

В 2019 году все перечисленные документы можно продолжать использовать, но можно этого и не делать.

Допускается и частичное ведение отчётности, но в локальном нормативном акте, регламентирующем служебные поездки, официально закрепить командировку необходимо.

Для этого оформляется Положение о командировках, которое не стоит путать с Постановлением правительства РФ о служебных поездках. Эти документы различаются своей юридической силой. Также для закрепления факта командировки хватит одного приказа и билетов.

Основным документом, который оформляется сотруднику перед поездкой – это командировочный приказ. На основании его работник:

  • Получает право отправиться в служебную поездку.
  • Получает авансовую сумму перед отъездом.
  • Может оформить после возвращения авансовый отчёт, по которому командировочные средства будут учитываться в налоговых отчётах и при оплате самой суммы налога.

Приказ в 2019 году должен содержать следующие данные:

  1. Наименование компании, в которой работает командировочный, и её ОКПО.
  2. Название документа, дата его составления и номер во внутреннем учёте документов компании.
  3. Полное имя сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, его должность и табельный номер.
  4. Место прибытия в виде названия населённого пункта, страны или организации, в которую едет работать командированный.
  5. Точные или приблизительные даты начала и окончания поездки, а также её длительность в сутках.
  6. Цель командировки – если этот пункт правильно составить, то можно потом не оформлять служебное задание и отчёт по нему.
  7. Указывается, кто финансирует поездку – отправляющая или принимающая сторона.
  8. Основание для поездки – обычно отмечается, если инициатором стал сотрудник, а не его работодатель.
  9. Полное имя руководителя организации или ответственного лица.
  10. Подписи работодателя и командируемого.
  • Расходы на оформление визы для служебной командировки.
  • Расходы на оформление загранпаспорта и иной выездной документации.
  • Аэродромные и консульские обязательные сборы.
  • Транзитные или въездные сборы.
  • Траты на оформление мед страховки.
  • Прочие виды обязательных платежей.

При выплате суточных по загранкомандировкам следует учитывать положения Постановления № 812 от 26.12.05 г. Размер начислений зависит от страны, куда направляется сотрудник. В соответствии с требованиями Закона № 173-ФЗ от 10.12.03 г. выдача средств осуществляется в инвалюте. Рекомендуется перечислять деньги на карточку в аналогичной валюте, а не выплачивать наличными.

При возмещении затрат на проживание нужно руководствоваться положениями Приказа Минфина № 64н от 02.08.04 г. Здесь утверждены предельные нормы по проживанию на территории зарубежных стран. Если у учреждения не открыт валютный счет, для выдачи средств рубли конвертируются в инвалюту. Расходы по банковскому обслуживанию относят на прочие услуги.

Обратите внимание! Допускается предъявление подтверждающих документов по загранкомандировкам на иностранных языках. Для отражения операций в учете требуется выполнить построчный перевод текста. Минфин рекомендует для этих целей приглашать стороннего специалиста или поручать работу штатному сотруднику, наделенному соответствующими обязанностями (Письмо № 03-03-06/1/168 от 22.03.10 г.).

Формой № АО-1 авансового отчета пользуются организации всех форм за исключением бюджетных, для которых утверждается отдельная форма. В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством.

Сроки подачи

Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:

  1. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (п. 26);
  2. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (п. 6.3).

В соответствии с указанными нормами подотчетный работник должен сдать отчет по командировке в течение 3 рабочих дней, исчисляемые со дня его возвращения на работу.

Все разделы документа поименованы и не представляют сложности при заполнении авансового отчета. Важно учитывать, какие разделы заполняются командированным сотрудником, а какие – бухгалтерской службой организации. Работник заполняет в документе:

  • название предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя;
  • подразделение (филиал, отдел и т.д. при наличии);
  • дата формирования документа;
  • сведения о себе (ФИО и номер по табелю, занимаемую должность);
  • цель расходования полученных средств (в рассматриваемом случае – командировочные расходы или просто командировка);
  • таблицу на оборотной стороне, где по порядку перечисляются конкретно понесенные расходы с указанием обосновывающего соответствующие траты документа и точной суммы конкретных затрат.

Под таблицей работник проставляет свою подпись и расшифровывает ее. После того, как отчет сдан работником, он проверяется и дозаполняется работником бухгалтерии, затем передается на утверждение руководителя. Если в организации или у предпринимателя отсутствует бухгалтер, то сотрудник должен сдать заполненный документ в те же сроки, но непосредственно руководителю.

Хотя в форме отчета по командировке отсутствует указание на наличие в ней приложений в виде подтверждающих расходы бумаг, все правила его составления и сдачи предписывают работнику их прикладывать. При отсутствии подтверждений понесенные работником расходы не компенсируются – организация не может учесть их при исчислении и уплате налога.

Каждый приложенный документ размещается в том порядке, как они прописаны в таблице. Они подлежат нумерации, как в отчете. Например, в отчет о командировке могут быть включены следующие бумаги:

  • проездные (автобусные и железнодорожные билеты, авиабилеты, чек, подтверждающий оплату проезда, квитанция на оплату постельного белья в поезде, платежные документы за услуги по оформлению самих билетов);
  • о проживании (унифицированный документ об оказании гостиничных услуг, кассовый чек об оплате жилья и др.);
  • иные согласованные с работодателем расходы (счета по оплате услуг связи, документы, подтверждающие расходы по оформлению заграничного паспорта или зарубежной визы и др.)

Перечень не является исчерпывающим и предполагает возможность приложения иных подтверждающих документов.

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

Основание для отправки в командировку

Письменное распоряжение руководителя

Дата начала командировки

Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.

Дата окончания командировки

Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.

Размер суточных

700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

  • билеты;
  • распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
  • посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
  • товарные чеки;
  • бланки строгой отчётности;
  • командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
  • отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Билеты на поезд в 2018 году подтверждают не только расходы на проезд, но и даты прибытия/убытия

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

  • квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
  • подтверждение оплаты услуг визового центра;
  • квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны — средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
  • копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ — по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда — по российской.

Дни загранкомандировки, за которые причитаются суточные по нормам для внутрироссийских и зарубежных поездок, разделюятся на основании отметок в загранпаспорте

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Что делать, если «первичка» на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык — либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет — это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

— в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

— налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей.

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены очередные изменения в необходимый пакет для подтверждения командировки .

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в отчет.

В графе 1 указывается порядковый номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В графе 2 вносится дата, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать вид произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские расходы).

В графе 5 вносится сумма расхода денежных средств, если он производился в рублях, а если он производился в иностранной валюте, то данные о сумме заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в «Итого» Графы 5 (в рублях), либо Графы 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными документами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии документа, указывает его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные расходы документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, бухгалтер на оборотной стороне заполняет графы 7-8, где указывает суммы расходов, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа «Бухгалтерская запись» заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера. а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по расходному кассовому ордеру .

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

  • бухгалтер, сверяющий расчеты;
  • главный бухгалтер компании;
  • кассир, который выдал деньги и принял их остаток.

Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Образец: как заполнить авансовый отчет по командировке

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в налоговом учете. Бухгалтер и подотчетник должны правильно заполнить документ, чтобы компании не доначислили налоги.

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.

Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.

Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.

Как оформить авансовый отчет

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2019–2020 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.

Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.

За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.

Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.

Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.

Как заполнить авансовый отчет в рублях

Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.

Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.

На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.

Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.

Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.

Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сведения о сумме текущего аванса;
  • общую сумму полученных и израсходованных денег;
  • сумму остатка либо перерасхода;
  • информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.

***

Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.

Источник: https://astral.ru/articles/layfkhak/12664/

Оформление командировочных удостоверений

Следующим шагом процедуры оформления командировки сотрудника будет составление бланка командировочного удостоверения. Но нужно знать, что:

  • Так при поездке за границу бланк удостоверения делать не нужно,
  • Размер суточных в командировке за границу составляют 2500 руб., тогда как в пределах РФ 700 руб.

Итак, если поездка в пределах РФ, то заполняем бланк унифицированной формы Т-10 (код по ОКУД 0301024). Бланк состоит из двух листов:

  1. Титульный лист, в котором указываются данные по сотруднику, дней и цель командировки, пункт назначения — в какой город и компанию командируется сотрудник.
  2. Лист для отметок выбытия, прибытия в пункт назначения командировки.

После возвращения сотрудника удостоверение сдается, и попадает в журнал регистрации командировочных удостоверений.

Пример правильного бланка командировочного удостоверения смотрите ниже.

Обращаем ваше внимание, что печать на командировочном удостоверении должна стоять в каждом отведенном для неё месте (отметка М.П.).

Бланк командировочного удостоверения можно , а также если вы работаете в программе 1с «Зарплата и Управление персоналом», напечатать из документа «Командировки организаций».

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2018 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2018 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.

Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *